No existe una definición legal de sobrecostos en la contratación estatal. No obstante, los sobre costos refieren al pago excesivo realizado al contratista, sin una justificación válida en comparación con los precios reales del mercado para los bienes, obras o servicios contratados en cada negocio jurídico, considerando todas las variables que influyen su valor.
Para arrendar bienes muebles, las entidades del Estado deben establecer la modalidad de selección que debe utilizarse, bien sea una licitación pública, selección abreviada o mínima cuantía, garantizando la libre concurrencia de los proponentes.
El Estatuto General de Contratación Estatal establece que ante la ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades del servicio lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el jefe o representante legal de la entidad, en acto motivado, podrá sanear el correspondiente vicio. En este sentido, para la aplicación de esta figura jurídica se requiere el cumplimiento de cinco (5) requisitos a saber:
En ningún caso, podrá haber cesión del contrato entre quienes integran un consorcio o unión temporal, pues en esta hipótesis no existe un tercero como requisito de la cesión. De esta manera, está prohibida la cesión entre quienes integren el proponente plural; encontrándose permitida la cesión de sus integrantes a un tercero distinto a los miembros del consorcio o la unión temporal.
No existe un número estándar de cotizaciones para adelantar el estudio de mercado, no obstante, cuando se dispone de una cantidad suficiente de información, se puede realizar análisis numérico y gráfico para interpretar y visualizar mejor el comportamiento del mercado. La calidad del análisis y la fiabilidad de las conclusiones del estudio están directamente relacionadas con el tamaño de la muestra y la cantidad de datos analizados. A mayor volumen de información considerada, mayor será la precisión del estudio y la confianza en los resultados obtenidos.
Para calcular el valor mínimo aceptable para identificar un precio artificialmente bajo en un proceso de selección, no debe considerarse todas las ofertas presentadas, incluidas las inhabilitadas, sino únicamente deben considerarse las ofertas habilitadas que cumplen con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones.
Puede pactarse un anticipo en la adición del contrato estatal, con la condición de que tenga en cuenta los límites establecidos para las modificaciones y adiciones de los contratos y a su vez, teniendo en cuenta las condiciones particulares aplicables al contrato.
Para desvirtuar un contrato de prestación de servicios y establecer una relación laboral, es indispensable demostrar la subordinación del contratista. Este elemento, junto con la actividad personal y la remuneración, constituye la esencia de una relación laboral.
El acta de inicio constituye un requisito de ejecución convencional, que se pacta en la minuta del contrato. Será de obligatorio cumplimiento en la medida en que se encuentre pactado en el pliego de condiciones o el contrato. Sin embargo, en el ejercicio de la autonomía de la voluntad las partes del contrato deben respetar las normas de orden público.
Las entidades estatales, al verificar la acreditación de los requisitos habilitantes por parte de los proponentes, permitan, por regla general, que los oferentes aporten o corrijan aquella información relacionada con tales requisitos de participación, de manera que no opere un rechazo de plano de las ofertas. Ahora bien, dado que los factores de desempate influyen en la ponderación de las ofertas presentadas, tales documentos son insubsanables.